Acquérir et proposer des ressources en ligne : le retour d’expérience de la Bpi

La Bibliothèque publique d’information met à disposition de ses publics une centaine de ressources en ligne sous abonnement. Celles-ci concernent tous les domaines de la connaissance et sont gérées par différents services (service des ressources électroniques, autoformation, musique, cinéma, etc.).

Cet article présente le travail effectué par le service des ressources électroniques de la Bpi.

Usagers concernés

Potentiellement tous les usagers fréquentant la Bpi (environ 4 500 par jour en période classique hors crise sanitaire).

Les ressources s’adressent à un panel de public allant du grand public au 1er cycle universitaire (environ 70% des usagers de la Bpi sont des étudiants).

Tous les personnels de la Bpi.

Postes :

•  Nombre : 295 en période normale (hors Covid)

 Types de profils :

• Accès libre (accès à tout internet, sauf aux interdictions légales)
• Recherche documentaire (pas d’accès aux réseaux sociaux, jeux vidéos, jeux en ligne, sites de streaming audio et vidéo)
• Catalogue (uniquement accès au catalogue)
• Dédiés (Cinéma à la demande, jeux vidéo acquis par la Bpi, réservés aux publics handicapés)

Bridage internet

La Bpi utilise plusieurs types de filtrages web :

• tous les postes publics disposent d’un filtrage Olfeo générique.

Le filtrage Olféo fonctionne en mode « liste noire » (les sites listés sont interdits d’accès). Pour en savoir plus, consultez les différentes catégories de filtrage Olféo.

• certains postes publics peuvent avoir un filtrage complémentaire Olfeo spécifique (par ex recherche documentaire)
• d’autres postes sont soumis à un filtrage spécifique Bpi, en dehors du système Olféo (par exemple, les postes dédiés uniquement à la recherche documentaire). 

C’est un filtrage en mode « liste blanche », qui n’autorise que des URLs définies. 

Ces URLs sont renseignées dans un entrepôt de métadonnées des documents numériques et multimédia.

Mots de passe

La Bpi demande l’accès par reconnaissance IP.

L’accès par login/mot de passe est en effet incompatible avec la gestion d’un public nombreux et dispersé sur 16 000 mètres carrés.

Les ressources en ligne qui participent au marché B to B – « Business to Business »-  (institutionnel) doivent maintenant a minima savoir gérer la reconnaissance IP.

Souvent, les codes d’accès peuvent être intégrés à l’URL d’accès : mais attention à leur confidentialité s’ils ne sont pas accompagnés d’une reconnaissance des adresses IP.

Il est arrivé à la Bpi de s’abonner à une ressource accessible uniquement sur login/mot de passe : dans ce cas, nous indiquions dans le catalogue de s’adresser à un.e bibliothécaire d’un bureau d’informations, qui venait saisir les codes…

Modalités :

•  Toutes les ressources en ligne sont accessibles depuis le catalogue (sauf quelques exceptions comme Arte VoD, Vocale Presse ou les jeux vidéos, qui sont accessibles depuis des postes dédiés) et une grande majorité d’entre elles sont aussi accessibles depuis le réseau wifi de la Bpi, sur les matériels des usagers via une rubrique du site, l’Autre internet (en cours de restructuration).
• Ces ressources sont accessibles par tous les publics et tous les personnels, sur place dans la Bpi.

En effet, la Bpi accueillant ses publics sans formalité (entrée libre sans inscription, consultation sur place uniquement), la bibliothèque ne dispose pas d’un périmètre connu d’usagers pouvant s’authentifier. Cependant, quelques ressources sont accessibles à distance sous conditions.

Démarches :

Les démarches concernant les souscriptions sont réalisées auprès des fournisseurs (ou d’une agence d’abonnements, selon les marchés en présence), tant en ce qui concerne les négociations que les commandes.

En interne, nos démarches s’effectuent principalement avec :

• notre service juridique (pour le montage des marchés négociés et des marchés sur appel d’offres, ainsi que pour la signature des licences).
• notre département informatique, le cas échéant, pour résoudre des problèmes d’accès ou de fonctionnement.

Types d’abonnement :

La Bpi, comme l’ensemble des établissements publics, est soumise au code de la commande publique, selon les seuils financiers fixés par la loi.

Comme tout organisme aussi, la Bpi ne peut souscrire qu’à des abonnements institutionnels (en « Business to Business »), le marché en B to C (« Business to Consumer ») étant réservé à des personnes physiques.

Il s’agit dans la plupart des cas d’abonnements à des accès, et plus rarement d’achats pérennes, complétés le plus souvent par des frais d’accès annuels (« fees »).

La Bpi est membre fondateur du Réseau Carel – une association œuvrant pour la coopération pour l’accès aux ressources numériques en bibliothèques. 

Elle abrite également la négociatrice Réseau Carel, negociateurreseaucarel@bpi.fr, qui négocie les offres validées par le réseau et publiées sur son site.

Coûts

* Les coûts de souscriptions sont très variables selon les types de base, les types de souscriptions (achat ou abonnement), les types d’établissements et leurs publics, le nombre d’accès simultanés, d’autres critères tarifaires, les négociations, etc.

* On ne peut nier, en général, la cherté de la documentation numérique, ne serait-ce parce qu’il faut la renouveler chaque année (cas des abonnements et des fees) en y ajoutant a minima l’augmentation du coût de la vie. Or, il est rare que les budgets augmentent en parallèle.

– À la Bpi, nous désherbons donc régulièrement le numérique (comme pour la documentation imprimée), entre autres méthodes (négociations sur le tarif des ressources et leurs taux de TVA, engagements sur plusieurs années, remises accordées aux membre d’un réseau…), pour garder l’équilibre entre offre de collections, de services et budgets.

– À la Bpi, le coût d’un abonnement varie environ d’une centaine d’euros à 30 000 € HT.

* Concernant les coûts, il semble important de ne pas négliger les coûts «cachés» :

– en particulier ceux du signalement (nécessitant souvent des investissements supplémentaires), des formations aux collègues et des médiations et valorisations  auprès des publics, pour donner à voir et à utiliser une documentation invisible.

– mais aussi ceux des services supports (juridique, informatique – y compris bande passante, etc.)

Questions de droits d’auteurs

Les ressources numériques sont soumises à plusieurs types de droits :

• les droits applicables en général (notamment de propriété intellectuelle, le droit d’auteur, le droit sui generis des bases de données, les droits voisins, etc.)
• les droits spécifiques attachés aux contrats et/ou aux marchés publics et/ou aux licences d’utilisation.