Dématérialisation des rencontres à la Bpi
Par Julien Masson, chargé de communication numérique à la Bpi

Pendant le premier confinement, le service Action Culturelle, qui organise des rencontres en public tout au long de l’année, a dû repenser sa programmation – aussi bien sur le fond que sur la forme – pour s’adapter au caractère exceptionnel de la situation. 

Entre mars et mai 2020, plusieurs initiatives proposées par le service Communication au service Action Culturelle ont permis de faire quelques tests en configuration simple avec deux invités (fin des cycles sur l’Intelligence des plantes et Les formes de la ville, entretien de la Cinémathèque avec la réalisatrice Pamela Varela pour présenter le cycle «Chili, cinéma obstiné»). Ces premières initiatives diffusées uniquement sur les réseaux sociaux ont connu des résultats encourageants et donné envie à différents services d’apporter leurs compétences sur ces nouvelles formes de rencontre.

À compter de mai 2020, le déconfinement a permis aux équipes de se retrouver et de réfléchir ensemble sur la pérennité du dispositif, les salles étant toujours fermées  – puis en capacité très réduite à la réouverture du Centre Pompidou. Cet effort collectif a permis une montée en compétences sur plusieurs techniques, comme la captation des événements pour les réseaux sociaux, la diffusion en ligne simultanée et la multiplication des canaux de diffusion, ainsi qu’une connaissance approfondie des formats numériques et de l’expérience utilisateur.

Après plusieurs mois d’utilisation, et tant que la crise sanitaire perdure, la Bpi propose chaque semaine le dispositif suivant :  

• Communication autour de l’événement en ligne dans la semaine précédant la rencontre (dans le cas des événements destinés au professionnels : envoi d’invitations et d’un formulaire d’inscription)
• Programmation de l’ouverture du direct sur Facebook (permettant notamment de notifier les internautes, puis compte à rebours à quelques minutes du direct)
• Prise d’antenne sur les réseaux sociaux et le site bpi.fr ou (Bpi pro dans le cas d’événements destinés aux bibliothécaires) en simultané
•  Diffusion en direct de la rencontre avec générique, présentation par le programmateur culturel du sujet du jour, puis passation à l’animateur qui présentent ses invités puis débat avec eux. 
• Pendant toute la durée de la rencontre, possibilité de poser des questions aux invités dans les commentaires Facebook
• Temps de réponses aux questions des internautes en fin de rencontre, puis renvois biographiques sur le sujet.
•  Annonce des prochaines rencontres et générique de fin.

 Le temps de diffusion des événements est variable. À titre d’exemple, l’entretien avec l’anthropologue Michel Agier était de 45 minutes ;  la journée d’étude Press Start a duré quatre heures.

Voici dans le détail les services impliqués et leur apport à la continuité en ligne de l’action culturelle de la Bpi : 

• La régie

Habituellement, les services techniques de la Bpi travaillent dans les salles du Centre Pompidou ou dans les espaces de la bibliothèque, opérant en régie pour l’organisation et les captations des événements. Les équipes ont étudié plusieurs solutions techniques de visioconférence et ont passé plusieurs jours par semaine à tester toutes les possibilités offertes par ces outils. L’outil de visioconférence StreamYard a été retenu, offrant un rapport qualité/prix très satisfaisant pour la régie. Plusieurs documentations externes (procédure de connexion et test de bande passante pour les invités, liste de conseils pour bien préparer son intervention) et internes (déroulé technique pour les équipes) ont été produites pendant toute la période.

• L’action culturelle

Les chargés de programmation ont vu leurs événements transposés en numérique. Il leur a fallu repenser le format des événements pour s’adapter aux écrans (durée, nombre d’intervenants, thématique). Ils ont également été sollicités sur la partie interaction avec le public. Une procédure de réponse aux questions des internautes a été mise en place pour faire parvenir les questions aux présentateurs des rencontres et ainsi apporter un plus à l’expérience utilisateur.

• L’équipe Communication

Le service communication a été sollicité pour basculer en ligne tous les événements proposés en salle et proposer les streamings directement sur la page Facebook de la Bpi en simultané avec la diffusion sur le site Bpi.fr afin d’assurer la continuité de l’action culturelle, mais aussi toucher de nouveaux publics en ligne, via des partenariats de diffusion (cross-postage) et d’annonce (partages). L’équipe a également été mise à contribution pour produire une charte graphique liée aux événements en ligne, facilement identifiable tout au long de cette période, et assurer la modération en ligne à chaque événement (voire lutter avec acharnement et en direct contre des attaques virales de faux comptes Facebook  capables de poster jusqu’à 700 commentaires frauduleux en rafale !)

• La Coopération

Les équipes de la Coopération et Bpi pro ont aussi pu profiter du dispositif pour proposer à leurs réseaux de bibliothèques des séminaires, des journées d’étude et des présentations en direct. Leur expérience de la gestion d’événements professionnels en salle a été transposée en numérique pour gérer les invitations en ligne, animer des dispositifs complexes, modérer les commentaires et apporter une aide technique pour les problèmes de connexion. Les événements à destination des professionnels ont été énormément suivis et commentés, et ce, même depuis l’étranger.

 Depuis mai 2020 et la «professionnalisation» du dispositif culturel numérique, la Bpi a produit près de 30 heures de contenus en direct pour son site et ses réseaux sociaux, visionnés en direct par plus de 1 600 spectateurs.

Les directs ont depuis généré 23 000 vidéos vues en replay, 8 000 interactions des utilisateurs Facebook avec nos vidéos, près de 1 000 commentaires et 300 partages de nos contenus. Au total, ces vidéos nous ont permis de toucher 67 000 utilisateurs Facebook et de considérablement augmenter le nombre d’abonnés à nos réseaux et la notoriété en ligne de la Bpi.

En complément de cette offre en ligne, les permanences et ateliers de la bibliothèque comme les ateliers de conversation en FLE ont également bénéficié d’une dématérialisation pour permettre aux usagers de continuer à se former avec nos bibliothécaires via des outils dédiés comme Zoom et Jitsi. Enfin, la Cinémathèque lance dès le mois de janvier une salle virtuelle sur le site de la Bpi afin de diffuser en ligne son cycle documentaire d’hiver, soit plus de 30 films et quatre rencontres.

Rencontre, ateliers, cinéma : la Bpi prend le virage numérique à pleine vitesse pour continuer d’offrir une continuité dans ses services, garder le lien avec ses publics et faire connaître la richesse de sa programmation et la qualité de ses rencontres !