La bibliothèque de Gdańsk Université de Technologie (GUT) au temps de l’épidémie de Covid-19
par Anna Sobala et Urszula Szybowska

Pouvez-vous nous décrire la structure dans laquelle vous travaillez ?

La bibliothèque de Gdańsk Université de Technologie (GUT) est la plus ancienne et la plus grande bibliothèque technique du nord de la Pologne. La bibliothèque détient environ 530 000 de volumes et rassemble des livres, des revues et des publications électroniques qui couvrent l’ensemble des disciplines représentées dans les neuf facultés constituant l’Université. Chaque faculté de la GUT dispose de sa propre bibliothèque annexe avec une salle de lecture.

Anna Sobala : Je travaille pour le service de référence de la bibliothèque de l’électronique, des télécommunications et de l’informatique, l’une des 8 bibliothèques annexes en plus de la bibliothèque principale. 
Dans notre travail quotidien, nous aidons les usagers à trouver des informations et des documents non seulement dans notre catalogue mais aussi dans les bases de données électroniques auxquelles ils ont accès. 
Malgré cela, avec peu de bibliothécaires supplémentaires, nous travaillons dans le cadre du projet « Bridge of Data » et son étape II : « ouverture des données de la recherche » qui est cofinancé par le fonds européen de développement régional dans le cadre du programme « Pologne numérique 2014-2020 ». Nous sommes en train de créer la base de données avec la politique de publication des revues scientifiques polonaises.

Urszula Szybowska : Je travaille à la bibliothèque principale dans la section de l’information scientifique et technologique. Elle est par ailleurs coordinatrice de la section de la coopération internationale et référente des médias sociaux pour la bibliothèque de l’Université. Elle travaille également pour le projet « Bridge of Data ».

Actuellement, quelles sont les urgences organisationnelles et humaines auxquelles vous devez répondre ? Si du télétravail est mis en place, cela pose-t-il des difficultés ? Quelles sont les autres complexités auxquelles vous devez faire face ?

Anna Sobala : Actuellement, avec mes collègues, nous faisons du télétravail comme la plupart des collègues de nos sections, mais je ne peux pas dire si cela concerne tout le monde à la bibliothèque. Au début, il y avait des questions des étudiants sur la prolongation du délai d’emprunt des livres, nos collègues ont alors fait une prolongation globale pour tous les étudiants de l’Université. Je pense qu’il y avait aussi des questions sur la façon d’utiliser les ressources électroniques.

Quelle communication avez-vous adopté pour le public et quels services proposez-vous actuellement ? Quels aménagements ont été nécessaires ?

Anna Sobala : Actuellement, en tant que bibliothécaire de la bibliothèque annexe (et je pense que cela concerne également mes autres collègues), j’utilise les e-mails pour communiquer avec les étudiants ou les personnels de l’Université.
Je participe également à des webinaires organisés par Elsevier, l’IEEE ou d’autres organisations étrangères et polonaises. 
Comme je l’ai déjà dit, nous sommes en train de créer, avec certains de mes collègues, la base de données sur la politique de publication des revues scientifiques polonaises, un travail qui n’est pas encore fini et sur lequel je continue à travailler.
Nous communiquons avec les autres bibliothécaires via le courrier électronique ou nous utilisons la plate-forme WebexMeeting pour les réunions d’équipe.

Urszula Szybowska :, en tant que référente des médias sociaux à la bibliothèque de la GUT je tiens les utilisateurs informés via notre site web, notre page Facebook, et Twitter. Je fais également la promotion des ressources et des services électroniques via les médias sociaux : posts/tweets sur les ressources thématiques de la bibliothèque (livres et articles électroniques, collections électroniques et outils utiles), des posts/tweets sur la façon de faire face à la situation (conseils psychologiques) mais aussi des posts/tweets sur des sujets « pas si sérieux » – sur un ton léger et optimiste.

Avez-vous un conseil à partager avec les collègues bibliothécaires en ces temps particuliers ?

Nous en avons plutôt quatre :

• Maintenir les usagers informés par le biais du site web, des médias sociaux et du courrier électronique.
• Promouvoir les ressources et les services électroniques dans les médias sociaux.
• Continuer à effectuer les tâches quotidiennes malgré le COVID-19, dans la mesure du possible.
• Utiliser la plate-forme WebexMeeting pour les réunions d’équipe – pour rester en contact, gérer correctement le flux d’informations et maintenir le moral.