Le service Autoformation de la Bpi s’organise face au Covid-19
par Cécile Denier, responsable du service Autoformation, avec la complicité de Farida Chikar

Peux-tu nous décrire la structure dans laquelle tu travailles? 

Je travaille à la Bpi, grande bibliothèque publique et nationale, ouverte à tous. 230 agents environ y travaillent. Je suis plus particulièrement responsable du service Autoformation composé de 10 agents. Ce service propose des outils d’apprentissage à consulter sur place pour la plupart, en langues et savoirs multiples (bureautique, code de la route, comptabilité, management, développement personnel, musique, savoirs scolaires….).

Actuellement, quelles sont les urgences organisationnelles et humaines auxquelles tu dois répondre ? 

Cette situation totalement inédite nous oblige à réfléchir à une nouvelle organisation du travail. Notre coeur de métier reposant sur la gestion des collections sur place et l’accueil du public, il nous faut totalement repenser notre façon de travailler. Très vite, nous avons été sollicités par notre service communication qui nous a demandé quelles ressources numériques d’autoformation étaient disponibles à distance et gratuitement pour le public. Une seule l’était, avant le confinement, et uniquement pour nos usagers. Nous avons donc écrit à cet éditeur pour lui demander l’autorisation d’ouvrir davantage les accès. Puis, nous avons continué en demandant à d’autres éditeurs numériques, si, en ces temps exceptionnels de cloisonnement, ils acceptaient justement de « décloisonner » leurs accès.Certains ont accepté immédiatement, sans aucune réserve, d’autres n’ont pas répondu, certains, qui avaient dit oui, sont revenus en arrière au vu du nombre très important de connexions….Nous attendons encore quelques réponses mais les réactions des éditeurs sont globalement très positives et les internautes se sont emparés de cette nouvelle offre de formation de façon vraiment intéressante et spectaculaire. Cela a généré un nombre important de mails et d’appels téléphoniques pour décider, en concertation avec les éditeurs et le service communication, des meilleures solutions à adopter et des messages à faire passer.

Quelle communication avez-vous adoptée pour le public et quels services proposez-vous actuellement ? Quels aménagements ont été nécessaires ?

Le site institutionnel de la Bpi et ses réseaux sociaux ont été largement utilisés pour informer le public. Il a fallu que le service communication ait très vite accès à ses outils en ligne et à distance pour rédiger des pages sur le site et des messages sur Facebook et Twitter. Ils ont été extrêmement réactifs. Pour nous, nous avons surtout utilisé la messagerie et le téléphone, dans un premier temps. Également internet pour tester les ressources en ligne.

As-tu un conseil à partager avec les collègues bibliothécaires en ces temps particuliers ?

Je pense qu’il faut entretenir toute l’année un climat de confiance et d’échanges réguliers avec les éditeurs numériques qui travaillent avec nous. Ainsi, en situation d’urgence – cela peut être vrai pour des moments moins graves ! – il nous est plus facile de les solliciter et de leur demander des aménagements particuliers. Parfois, ils ignorent comment nous travaillons (ressources disponibles sur place ou à distance, usagers inscrits ou non, centres d’intérêt de notre public…) et une meilleure communication permet d’avancer de manière vraiment intéressante et constructive. Nous pouvons leur suggérer des disciplines qui manquent sur le marché éditorial ou des outils qui seraient utiles à nos usagers. Eux-mêmes, peuvent être forces de proposition aussi, et nous proposer des idées que nous n’avions pas envisagées, en termes de médiations par exemple ou de communication et d’éditorialisation de leurs ressources …
Enfin, dans cette période de confinement, il est important de continuer à maintenir le lien en consultant régulièrement sa messagerie, c’est aussi l’occasion mettre en place une veille dans son domaine d’activité…ceci afin de ne pas se couper de la vie de la bibliothèque en général et de son service en particulier.