Les bibliothèques de Bordeaux s’organisent face au Covid-19
par Yoann Bourion, bibliothèques de Bordeaux

Peux-tu nous décrire la structure dans laquelle tu travailles ?

« Bibliothèques de Bordeaux » est le réseau de lecture publique de la ville de Bordeaux. Il est constitué de 10 bibliothèques, d’un bibliobus, de deux bibliothèques éphémères (l’été) et d’une bibliambule sillonnant la ville aux beaux jours. Afin de valoriser notre offre en ligne et les moyens mis sur la bibliothèque numérique patrimoniale (40 000 documents numérisés), Séléné, nous avons pris l’habitude de dire qu’elle est la 11ème bibliothèque du réseau. C’est un réseau en modernisation constante puisque depuis 2013, trois nouvelles structures ont été construites dont une inaugurée en juin dernier, la bibliothèque Pierre Veilletet, dans le quartier de Caudéran (1 600 m²). La bibliothèque Mériadeck, la bibliothèque centrale, demeure néanmoins une tête de réseau presque hors-norme au regard de la taille de la ville (250 000 hab.) : 26 000 m² dont 9 000 ouverts au public. 232 agents titulaires travaillent dans les bibliothèques de Bordeaux. Enfin, bien que réseau municipal, les interactions avec les autres bibliothèques municipales du territoire, et en l’absence de compétences culturelles métropolitaines, sont de plus en plus importantes, tant du point de vue informatique (un projet de convergence des outils est en cours) que culturelle (la Nuit des bibliothèques en est à sa troisième édition).

Actuellement, quelles sont les urgences organisationnelles et humaines auxquelles tu dois répondre ? 

Au bout de 3 semaines de confinement, les urgences organisationnelles et humaines ont été en grande partie traitées. Il a fallu environ deux semaines pour stabiliser un nouveau mode de fonctionnement. Le plus complexe est de remettre en route la machine, le plus rapidement possible, dans une organisation de plus de 230 personnes. Des équipes présentant des caractéristiques très hétérogènes : au niveau des missions mêmes (certaines personnes de par leur fiche de poste se retrouvent complètement désœuvrées), au niveau de leur équipement informatique personnel, au niveau de leur situation familiale (garde des enfants à domicile ou en présence d’adultes fragilisés), etc. 
La gestion de cette crise a commencé alors par la mise en place d’une chaîne de contact, notamment par voie hiérarchique (la seule organisation permettant de s’assurer que personne n’est oublié). Chaque encadrant a contacté par téléphone ou par mail les agents de son service pour prendre des nouvelles, et vérifier s’il leur était possible de se connecter régulièrement au mail professionnel et à Office365, l’outil informatique accessible à distance,  mis en place par Bordeaux Métropole.
Il faut dire que le télétravail n’a été mis en place que récemment au sein de Bordeaux Métropole (qui gère les dossiers RH, finances et informatiques pour la mairie de Bordeaux à la suite d’un processus de mutualisation) et que pour des raisons liées à l’organisation du temps de travail et au service public, un seul agent de la bibliothèque disposait des outils informatiques pour travailler à domicile. Actuellement, la situation RH des agents n’est pas complètement claire : télétravail, garde d’enfants, absence exceptionnelle…

Quelles sont les autres complexités auxquelles tu dois faire face ?

La complexité majeure, en lien avec ce qui a été dit précédemment, a été de mettre en place très rapidement une organisation de travail permettant aux agents de traiter des dossiers avec leurs outils informatiques personnels, sachant que la totalité des fichiers et dossiers de travail se trouvaient sur un intranet inaccessible depuis l’extérieur.
Nous étions seulement 3 à disposer d’un ordinateur portable connecté au réseau interne via un VPN. Il a fallu donc demander à l’ensemble des agents de faire le point sur les dossiers utiles à un travail à distance (acquisitions, formalisation de la politique documentaire, prévision d’action culturelle, éditorialisation de contenus web, etc.) et de les transférer sur l’outil consultable par tous à distance, à savoir Office365. Simple à écrire mais plus complexe à faire en raison de problèmes de droit d’accès, de temps de chargement, etc. Aujourd’hui, avec ce partage en masse de fichiers, la totalité des agents ayant des tâches informatisées et disposant d’un équipement informatique personnel à son domicile est en mesure de travailler.
L’autre point à souligner concerne l’action culturelle et l’incertitude qui empêche de pouvoir réfléchir sereinement à la suite des événements. Pour notre malheur, le confinement est arrivé en pleine « Fabrique du citoyen », un de nos événements « phare » de l’année, deux mois intenses remplis de conférences, ateliers, rencontres. Il a donc fallu annuler, envisager des solutions avec les partenaires et prestataires. Mais aujourd’hui difficile de travailler à des reprogrammations sans connaître la date de fin de confinement ni les mesures qui seront prises concernant les ERP de première catégorie.

Quelle communication avez-vous adoptée pour le public et quels services proposez-vous actuellement ? Quels aménagements ont été nécessaires ?

Dès la première semaine, voire dès le premier jour de confinement, cette question a été prioritaire et il a fallu mettre en place une organisation particulière pour assurer une présence web importante. Alors pourquoi une organisation particulière ? Pour deux raisons : d’une part parce que chacun voulait valoriser telle ou telle ressource numérique gratuite, tel site web, et qu’à l’échelle d’un réseau comme Bordeaux, une joyeuse cacophonie aurait pu apparaître sur nos différents canaux de communication ! D’autre part, dans une période qui semble être le plus long entre deux tours de l’histoire, nous devons avoir une certaine vigilance quant à la communication externe. Globalement nous favorisons la communication sur nos réseaux sociaux. Nous avons mis en place un processus favorisant les suggestions en interne (plus d’une dizaine par jour) et une coordination qui permet de fluidifier et harmoniser nos recommandations sur Facebook (à savoir 3 par jour).
Enfin, il y a bien entendu le cas particulier des ressources consultables à distance, ressources mises en lumière dans cette période particulière. Le contexte local est particulier puisque c’est Bordeaux Métropole qui, via un service, appelé BibEnLigne, met à disposition du public des ressources en presse, films et autoformation, pour le compte des communes (25 bibliothèques municipales en l’occurrence). Deux enjeux forts dans ce contexte :

• L’augmentation des flux de consultations et donc des coûts induits : on l’a vu, c’est une préoccupation de nombreux réseaux de lecture publique. De notre côté, on peut noter au moins deux difficultés : le budget est géré par Bordeaux Métropole et donc nous n’avons pas prise directe sur celui-ci et les marchés publics peuvent limiter l’extension du périmètre initial.  Cette période particulière a au moins mis en avant l’intérêt des ressources à distance et la question a été portée par notre élu à la culture et débattue avec le DGS de la ville et de la métropole. Une augmentation des budgets est envisagée. Heureusement une partie des ressources est en accès illimité.
• L’inscription des usagers. Les prestataires, de manière générale, insistent sur le fait, et c’est inscrit dans les documents contractuels, que les services sont réservés aux inscrits des bibliothèques municipales du territoire de référence. La question a donc été : face aux nombreuses demandes, et pour rester dans les clous du marché (concrètement : sans ouvrir à tous vents), comment inscrire de nouveaux usagers à distance ? Les élus ont souhaité favoriser cette possibilité et nous mettons en place à compter de cette semaine une procédure informatique et organisationnelle pour valider de nouvelles inscriptions à la bibliothèque (inscriptions qui permettront une autre inscription à l’offre des ressources à distance de Bordeaux Métropole…).

As-tu un conseil à partager avec les collègues bibliothécaires en ces temps particuliers ?

Il est fondamental de garder le lien, par un moyen ou un autre, avec l’ensemble des équipes, a fortiori sur un grand réseau de lecture publique, de donner des habitudes, une certaine routine reproduisant la routine du travail. En effet, pour les raisons exposées avant, les liens avec les agents sont forcément très différents d’une situation à l’autre. Finalement, certains communiquent peu avec les collègues et ont peu de tâches à réaliser. Aussi la communication interne, non seulement ne doit pas être oubliée, mais doit bénéficier d’une attention particulière. Quelques exemples au sein de notre réseau : la lettre d’information interne est maintenue et a été envoyée début avril, tous les vendredis un message du directeur fait la synthèse des informations importantes de la semaine, tous les matins une vidéo musicale en lien avec la situation actuelle est postée (sur la base de suggestions de l’ensemble du personnel) avec un billet d’humeur léger, des ressources liées à la veille professionnelle sont également partagées…